Penghulu dan Kayim Bahas Sinkronisasi Data Kependudukan, Pentingnya Ketelitian dalam Pencatatan Sipil
Jatilawang — Ketepatan data kependudukan menjadi salah satu fondasi penting dalam memberikan pelayanan publik yang tertib dan memberikan kepastian hukum kepada masyarakat. Hal tersebut menjadi salah satu topik yang diperbincangkan Penghulu Ahli Pertama KUA Jatilawang, Ulul Albab, bersama Kayim Desa Bantar, Adnan Azhari, dalam sebuah diskusi mengenai berbagai persoalan administrasi kependudukan yang terkadang ditemukan tidak sepenuhnya sinkron antara satu dokumen dengan dokumen lainnya. Pembahasan tersebut berangkat dari pengalaman di lapangan, ketika masyarakat memiliki dokumen kependudukan dengan perbedaan nama, tanggal lahir, tempat lahir, maupun data orang tua. Senin (19/10)
Perbedaan data tersebut tentu menimbulkan pertanyaan mengenai apa yang menjadi penyebabnya. Apakah terjadi karena kesalahan input, kurang telitinya pencatatan, perbedaan sumber data yang digunakan, atau karena dokumen tersebut diterbitkan pada masa ketika sistem administrasi kependudukan belum seketat dan seterintegrasi seperti sekarang. Dalam praktiknya, satu perbedaan data tidak selalu dapat langsung disimpulkan sebagai kesalahan petugas. Dokumen kependudukan merupakan produk administrasi yang memiliki sejarah penerbitan masing-masing. Perubahan mekanisme pencatatan, perpindahan penduduk, pembaruan data, maupun penggunaan dokumen lama sebagai dasar penerbitan dokumen baru dapat menjadi bagian dari rangkaian yang menyebabkan munculnya ketidaksesuaian data.
Dari perspektif regulasi, Indonesia sebenarnya telah memiliki kerangka hukum administrasi kependudukan yang semakin berkembang. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 menempatkan administrasi kependudukan sebagai sistem yang bertujuan memberikan perlindungan dan pengakuan terhadap status hukum penduduk sekaligus mewujudkan tertib administrasi kependudukan. Regulasi tersebut juga diarahkan untuk membangun basis data kependudukan nasional serta menjamin keabsahan dan kebenaran dokumen kependudukan. Dengan demikian, persoalan sinkronisasi data bukan semata persoalan teknis, tetapi berkaitan langsung dengan kepastian identitas dan status hukum seseorang.
Dalam diskusi tersebut juga muncul pandangan bahwa kondisi pencatatan pada masa lalu perlu dilihat sesuai dengan konteks zamannya. Saat ini sistem administrasi kependudukan telah mengalami perkembangan melalui digitalisasi, standardisasi formulir, integrasi data, serta penguatan mekanisme perubahan dan pembetulan dokumen. Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur tata cara pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, termasuk mekanisme pencatatan pembetulan akta pencatatan sipil. Bahkan regulasi yang lebih baru, Permendagri Nomor 6 Tahun 2026, kembali melakukan penyesuaian terhadap formulir dan buku administrasi kependudukan, termasuk penerbitan kembali akta pencatatan sipil dan pemanfaatan data kependudukan. Perkembangan tersebut menunjukkan bahwa administrasi kependudukan merupakan sistem yang terus disempurnakan mengikuti kebutuhan masyarakat dan perkembangan teknologi.
Lalu, bagaimana apabila masyarakat menemukan data yang berbeda? Salah satu langkah penting adalah tidak langsung menggunakan dokumen yang berbeda tersebut tanpa melakukan klarifikasi. Masyarakat dapat menginventarisasi seluruh dokumen yang dimiliki, seperti KK, KTP-el, akta kelahiran, buku nikah, ijazah, maupun dokumen lain yang relevan, kemudian melihat dokumen mana yang menjadi dasar pencatatan suatu peristiwa. Selanjutnya, masyarakat dapat mengajukan klarifikasi dan pembetulan kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) sesuai jenis permasalahannya. Regulasi administrasi kependudukan sendiri telah menyediakan mekanisme pembetulan akta pencatatan sipil, sehingga perbedaan data tidak berarti tidak memiliki jalan keluar.
Bagi KUA, persoalan sinkronisasi data kependudukan juga memiliki arti penting karena data identitas menjadi bagian dari proses pelayanan pernikahan. Perbedaan nama, tempat dan tanggal lahir, maupun identitas orang tua dapat berpengaruh terhadap proses pemeriksaan calon pengantin, terutama ketika data tersebut berkaitan dengan hubungan keluarga dan penentuan wali nikah. Karena itu, ketika ditemukan ketidaksesuaian, pendekatan yang paling tepat bukan sekadar memilih dokumen mana yang dianggap benar, melainkan menelusuri sumber data, melihat dokumen dasar, melakukan klarifikasi kepada instansi yang berwenang, dan memastikan adanya konsistensi data sebelum digunakan dalam pelayanan berikutnya. Pola koordinasi semacam ini menjadi penting agar KUA dan perangkat desa tidak bekerja berdasarkan asumsi, melainkan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
Diskusi antara Ulul Albab, dan Adnan Azhari tersebut pada akhirnya menjadi pengingat bahwa tertib administrasi kependudukan merupakan tanggung jawab bersama. Pemerintah terus membangun sistem yang semakin akurat, tetapi masyarakat juga memiliki peran untuk memastikan data dirinya benar dan segera mengurus perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian. Bagi KUA Jatilawang, ketelitian terhadap dokumen kependudukan merupakan bagian dari kehati-hatian dalam memberikan pelayanan keagamaan, sedangkan bagi masyarakat, memiliki dokumen dengan data yang konsisten berarti menjaga kepastian identitas, kepastian hukum, dan kemudahan dalam mengakses berbagai pelayanan publik. Dari pencatatan yang semakin tertib dan berbasis dokumen yang valid, diharapkan persoalan perbedaan data dapat semakin diminimalkan dan pelayanan kepada masyarakat dapat berlangsung lebih cepat, tepat, dan memberikan kepastian.